個人情報について

本サイトでは、個人情報の収集・利用・管理等の取り扱いについて、「東京ホームレス就業支援事業推進協議会(東京ジョブステーション)個人情報保護委員会規定」に基づき、次のとおり適切に取り扱うとともに、皆様に安心して利用していただけるホームページづくりに努めていきます。

【個人情報とは】
本サイトを通じて東京ジョブステーションが提供を受けた、住所、氏名、電話番号、E-mailアドレス等、特定の個人を識別できる情報をいいます。

【個人情報の収集について】
本サイトを通じて東京ジョブステーションが個人情報を収集する際は、利用者ご本人の意志による情報の提供(登録)を原則とします。
個人情報の収集にあたっては、その収集目的を明示いたします。
個人情報の収集は、明示した目的を達成するために必要な範囲内でこれを行います。

【個人情報の利用制限】
皆様からご提供(登録)いただいた個人情報は、あらかじめ明示した収集目的の範囲内で利用いたします。個人情報の収集目的を超えた当該実施機関(※)内における利用及び当該実施機関以外の者への提供は、個人情報保護条例で定める場合を除き、一切いたしません。

※ 「実施機関」とは、東京ジョブステーションを構成する「事業推進部」「就業支援室」「福祉就業部」の3事業所の長をいいます。

皆様からご提供(登録)いただいた個人情報は、下記の場合に利用することがあります。
(1)サーバーで発生した問題の原因を解決する場合
(2)サイト管理上必要になった場合

【個人情報の管理】
収集しました個人情報については、ホームページ管理者が厳重に管理し、漏洩、不正流用、改ざん等の防止に適切な対策を講じます。

当サイトは、利用者の皆様からお申し出があった際には、登録情報の変更・抹消を速やかに行い、利用者の皆様に関する情報を提供した外部の企業・団体に対しても同様の措置を取るよう要請をいたします。

※ 当サイトのプライバシーポリシーに関するお問い合わせは、下記までお願い致します。
東京ジョブステーション事務局〒110-0005 台東区上野7-6-10 MSKビル5F
TEL:03-6802-8435  FAX:03-6802-8504

 

東京ホームレス就業支援事業推進協議会個人情報の保護に関する規程

第1章  総     則
(目 的)
第1条 この規程は、東京ホームレス就業支援事業推進協議会が保有する個人情報の取扱いについての基本的事項を定め、個人の権利利益の保護を図るとともに、事業の適正な運営に資することを目的とする。

(定 義)
第2条 この規程において「個人情報」とは、個人に関する情報(特定の個人を識別できるものをいう。)で、東京ホームレス就業支援事業推進協議会(以下「協議会」という。)が管理する文書、図画、写真、フィルム、磁気テープ、磁気ディスク等(以下「文書等」という。)に記録されたものをいう。
2 この規程において、「個人データ」とは、協議会が管理する個人情報データベースなどを構成する個人情報をいう。
3 この規程において、「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして 「個人情報の保護に関する法律施行令」で定める記述が含まれる個人情報をいう。

(協議会等の責務)
第3条 協議会は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
2 協議会の職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(適 用)
第4条 この規程は、協議会におけるすべての職員に適用する。
2 この規程は、あらかじめ協議会が現に保有している個人情報及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする。

第2章  個人情報の収集
(収集の制限)
第5条 協議会は、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事務の目的を明確にし、当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ、公正な手段により収集しなければならない。
2 協議会は、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を収集してはならない。ただし、以下の各号に該当する場合はこの限りでない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令で定める事務を遂行することに対して協力することが必要であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障及ぼすおそれがあるとき
(5) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法に定める者、個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
(6) その他個人情報保護法施行令で定める場合
3 協議会は、個人情報を収集するときは、予め本人に対し、その利用目的を明示して、本人からこれを収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、または公表することにより協議会の権利または正当な利益を害するおそれのある場合
(3) 国の機関または地方公共団体が法令で定める事務を遂行することに対して協力することが必要であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障及ぼすおそれのあるとき
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
4 協議会は、収集した個人情報の目的を変更するとき、前項に準じた措置を講じなければならない。

第3章  個人情報の管理
(適正管理)
第6条 協議会は、個人情報を取扱う事務の目的を達成するため、以下の各号により個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
(1)   個人情報を入力し、個人データを作成する際には、担当者が入力し、照合者が確認する。
(2)  個人データを訂正する際には、前項と同様の措置を講ずる。
(3)   個人データ入力訂正の担当者及び照合者は所属長が定める。
(4)   所属長は、個人情報データが正確かつ最新であることを確認するため、定期的に調査を行い、その結果を入力訂正実施記録に記入する。
2 協議会は、個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のため、前項、第7条から第11条、第25条から第27条の定め及び別に定める、入退室規程、安全管理措置規程に基づき、組織的安全管理措置、人的安全管理措置及び物理的安全管理措置を講ずるよう努めなければならない。
3 協議会は、保有の必要がなくなった個人情報については、速やかに消去し、またはこれを記録した文書等を廃棄しなければならない。ただし、歴史的資料として保有されるものについては、この限りではない。

(個人情報を特定する手順)
第7条 所属長は、自らの部門における個人情報の種類・内容・保管場所等を個人情報管理台帳により定期的に事務局長に報告し、承認を求める。
2 所属長は、自らの部門における個人情報について、追加、削除変更の必要が生じたとき、個人情報管理台帳により速やかに事務局長に報告し、承認を求める。
3 事務局長は、所属長から報告を受けた個人情報管理台帳を承認し、または、必要に応じ手直しを命ずる。

(個人情報に関するリスクの認識、分析及び対策の手順)
第8条 所属長は、自らの部門における個人情報について、個人情報管理台帳に登載された個人情報ごとにリスク分析表に基づき定期的にリスク分析を行い、必要な措置を講ずるとともに事務局長に承認を求める。
2 事務局長は、前項のリスク分析及び措置について、承認するか、または、訂正し必要な措置を講ずる。
3 事務局長及び所属長は、第1項及び第2項の措置にかかわらず生じた残存リスクについても、十分把握する。

(委託に伴う措置)
第9条 協議会は、個人情報を取扱う事務を委託しようとするときは、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。

(受託者等の責務)
第10条 協議会から個人情報を取扱う事務を受託した者は、個人情報の漏えい、減失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
2 前項の受託事務に従事している者または、従事していた者は、その事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または、不当な目的に使用してはならない。

(法令、国が定める指針その他の規範の特定、参照及び維持)
第11条 協議会においては、個人情報の取扱は原則として、法令、国が定める指針に基づくものとし、事務局長は、当該規範を規範特定台帳に登載する。
なお、特に必要と認める場合には、その他の規範を事務局長が特定することができる。
2 事務局長は、第1項で定める規範を最新の状態に保つため、定期的に国及び個人情報保護委員会のホームページを確認する。
3 事務局長は、特定した法令、国が定める指針その他の規範を個人情報保護関係規定に反映するため以下の各号の手順を実施する。
(1) 規範特定台帳への登載
(2) 特定した法令、国が定める指針その他の規範を個人情報保護関係規定と照合し、不整合の有無を確認する。
(3) 不整合を確認したときは、事務局長は該当の個人情報保護関係規定の改定の措置を講ずる。
(4) 第3号の措置を講じたとき、事務局長はこのことを全職員に通知する。

第4章  個人情報の提供
(個人情報の提供の制限)
第12条 協議会は、本人の同意を得ることなしに、個人情報を協議会以外のものへの提供(以下「第三者提供」という。)をしてはならない。
2  第1項の規定にかかわらず、協議会は、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者提供することができる。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令で定める事務を遂行することに対して協力することが必要であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障及ぼすおそれがあるとき

第5章  個人情報の開示及び訂正の申し出
(個人情報の開示の申出ができる者)
第13条 何人も、協議会に対し、協議会の職員が職務上作成し、または、取得した文書等であって、協議会の職員が組織的に用いるものとして、協議会が保有しているもの(新聞、雑誌、書籍その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。以下同じ。)(以下「申出対象文書」という。)に記録されている自己の個人情報の開示の申出をすることができる。
2 未成年者または、成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示の申出をすることができる。

(個人情報の開示の申出方法)
第14条 前条の規定に基づき開示の申出をしようとする者は、協議会に対して、次に掲げる事項を記載した開示申出書を提出しなければならない。
(1) 開示の申出をしようとする者の氏名及び住所
(2) 開示の申出をしようとする個人情報を特定するために必要な事項
(3) 前2号に掲げるもののほか、別に定める事項
2 開示の申出をしようとする者は、協議会に対して、自己が当該開示の申出に係る個人情報の本人または、その法定代理人であることを証明するために必要な書類で別に定めるものを提出し、または、提示しなければならない。
3 協議会は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示の申出をした者(以下「開示申出者」という。)に対し、相当の期間を定めてその補正を求めることとし、開示申出者が補正を行わない場合には、当該開示申出に応じないことができる。

(開示申出書の受付)
第14条の2 開示申出書の受付は、本部事務局(以下「担当係」という。)において行う。
2 前項の部署以外の部署に開示申出書が提出されたときは、当該部署は当該開示申出書を受け付けた上で直ちに担当係に回付する。
3 担当係は開示申出書に形式上の不備がないと認めるとき、または前条第3項により形式上の不備が補正されたときは、開示申出に係る文書を所管する部署に当該開示申出書を回付する。

(個人情報の開示の申出に対する決定)
第15条 協議会は、開示の申出があった日から原則として14日以内に、開示申出者に対して、開示の申し出に係る個人情報の全部若しくは一部を開示する旨の決定または開示しない旨の決定(第17条の規定により開示の申出を拒否するとき及び開示の申出に係る個人情報が記録された申出対象文書を保有していないときの当該決定を含む。)をするものとする。ただし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 協議会は、前項の決定(以下「開示決定等」という。)をしたときは、開示申出者に対し、遅滞なく書面によりその旨通知するものとする。
3 協議会は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、開示申出があった日から起算して、60日を限度としてその期間を延長できる。この場合において、協議会は、速やかに延長後の期間及び延長の理由を開示申出者に書面により通知しなければならない。
4 協議会は、第1項の規定により開示の申出に係る個人情報の全部または一部を開示しないときは、開示申出者に対し、第2項に規定する書面によりその理由を示すものとする。この場合において、当該理由の提示は、開示しないこととする根拠規定を適用する根拠が、当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。
5 協議会は、開示決定等をする場合において、当該決定に係る個人情報に法人以外のものとの間における協議、協力等により作成し、または、取得した個人情報があるときは、あらかじめ、これらのものの意見を聴くことができる。
6 協議会は、開示申出に係る個人情報に開示申出者以外の者に関する情報が含まれている場合は、開示決定等に先立ち、当該開示申出以外のものに対し、開示申出に係る個人情報が記録された文書の表示その他法人が定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
7 協議会は、前項の規定により意見書の提出の機会を与えられた開示申出者以外のものが当該個人情報の開示に反対の意見を表示した意見書を提出した場合において開示決定をするときは、開示決定の日と開示をする日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において協議会は、開示決定後直ちに当該意見書を提出したものに対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示をする日を書面により通知しなければならない。

(開示決定等の手続き)
第15条の2 開示決定等に関する手続きは、開示申出に係わる文書を所管する部署が所管するものとする。
2 開示申出対象文書が存在せず、当該開示申出の内容である事務の所管が明らかである場合には、当該事務所管部署が行う。
3 開示申出対象文書が存在せず、当該開示申出の内容である事務の所管が不明であるときは、第14条の2に定める開示申出書の受付部署が行う。

(個人情報の開示の方法)
第16条 個人情報の開示は、協議会が前条第2項の規定による回答書により指定する日時及び場所において行う。この場合において、開示申出は、協議会に対し、自己が当該開示の申出に係る個人情報の本人またはその法定代理人であることを証明するために必要な書類で別に定めるものを提出し、または提示しなければならない。
2 個人情報の開示は、個人情報が記録された申出対象文書の当該個人情報に係る部分につき、文書、図画または写真にあっては閲覧若しくは視聴または写しの交付により、フィルムにあっては視聴または写しの交付(マイクロフィルムに限る。)により、磁気テープ、磁気ディスク等にあっては視聴、閲覧、写しの交付等(ビデオテープ及び録音テープにあっては、視聴に限る。)で行う。
3 前項の視聴または閲覧の方法による個人情報の開示にあっては、法人は、当該個人情報が記録された申出対象文書の保存に支障が生ずるおそれがあると認めるとき、その他合理的な理由があるときは、当該個人情報が記録された請求対象文書の写しにより開示することができる。

(開示しないことができる個人情報)
第17条 協議会は、開示の申出に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報を開示しないことができる。
(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権益利害を害するおそれがある場合
(2) 協議会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 法令に違反することになる場合

(個人情報の一部開示)
第18条 協議会は、開示の申出に係る個人情報に、前条各号のいずれかに該当することにより開示しないことができる個人情報(以下「非開示情報」という。)とそれ以外の個人情報とがある場合において、開示の申出の趣旨が損なわれることがないと認めるときは、非開示情報を除いて、開示するものとする。

(個人情報の存否に関する情報)
第18の2条 開示の申出に対し、当該開示の申し出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、協議会は、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示の申出を拒否することができる。

(個人情報の訂正の申出ができる者)
第19条 本人は、第15条第1項の規定による開示の回答を受けた自己の個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、協議会に対し、その訂正の申出をすることができる。
2 第13条第2項の規定は、訂正の申出について準用する。

(個人情報の訂正の申出の方法)
第20条 前条の規定に基づき訂正の申出をしようとする者は、協議会に対して、次に掲げる事項を記載した訂正申出書を提出しなければならない。
(1) 訂正の申出をしようとするものの氏名及び住所
(2) 訂正の申出をしようとする個人情報を特定するために必要な事項
(3) 訂正を求める内容
(4) 前3号に掲げるもののほか、別に定める事項
2 訂正の申出をしようとする者は、該当訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、または提示しなければならない。
3 第14条第2項及び第3項の規定は、訂正の申出について準用する。

(個人情報の訂正の申出に対する決定)
第21条 協議会は、訂正の申出があった日から原則として30日以内に、必要な調査を行い、訂正の申出をした者(以下「訂正申出者」という。)に対して、訂正の申出に係る個人情報を訂正する旨または訂正しない旨の決定(以下「訂正決定等」という。)をするものとする。ただし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 協議会は、前項の規定による訂正する旨の決定をしたときは、当該訂正の申出に係る個人情報を訂正した上、訂正申出者に対し、遅滞なく書面によりその旨を通知するものとする。
3 協議会は、第1項の規定による訂正しない旨の決定をしたときは、訂正申出者に対し、遅滞なく書面によりその旨通知しなければならない。
4 協議会は、第1項の規定による訂正しない旨の決定をする場合は、前項の規定による回答書にその理由を付記しなければならない。
5 第15条第3項及び第5項の規定は、訂正決定等について準用する。

(費用の負担)
第22条 第16条の規定により個人情報の開示を写しの交付の方法により行うときは、別表に定めるところにより、開示申出者に対し、費用の負担を求める。
2 協議会が個人情報の開示をするため、第15第2項に規定する書面により開示をする日時及び場所を指定したにもかかわらず、開示申出者が当該開示に応じない場合において、法人が再度、当初指定した日から14日以上の期間を置いた開示をする日時及び場所を指定し、当該開示に応ずるよう催告しても、開示申出者が正当な理由なくこれに応じないときは、開示したものとみなす。この場合において、開示申出者が個人情報の開示の写しの交付の方法により行うことを求めていたときには、別表に定める費用の負担を求める。
第6章  雑     則
(苦情の処理)
第23条 協議会は、個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応するものとする。
2 個人情報の取扱いに関する苦情等の窓口業務は、所管の所属長が担当する。
3  所属長は、前条の目的を達成するために必要な体制の整備を行う。
4 所属長は、適宜、事務局長に苦情等の内容を報告するものとする。
5 前項に関して、苦情相談受付票、苦情相談対応票を作成する。

(異議の申出)
第24条 開示申出者または訂正申出者は、開示決定等または第21条第1項の決定について不服があるときは、協議会に対して書面により異議の申出(以下「異議申出」という。)ができる。
2 前項の異議申出は、開示決定等または訂正決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内にしなければならない。
3 第1項の異議申出があった場合は、協議会は、当該異議申出の対象となった開示決定等または訂正決定等について再度の検討を行った上で、当該異議申出についての回答を書面によりするものとする。
4 前項の回答に係る決定は、異議申出が第2項の期間の経過後になされたものである等明らかに不適切なものであるときを除き、協議会が別に設置する機関の意見を聴いた上でするものとする。

(教 育)
第25条 協議会の全ての職員は個人情報保護教育を受ける義務を有する。
2 個人情報保護教育については、事務局長が指名する個人情報保護教育責任者が実施する。
3  個人情報保護教育の実施については、以下の各号のとおりとする。
(1) (目的)協議会における個人情報保護制度を適切に運用するため
(2) (時期)年度に1回実施する。なお、予め、年間教育計画書を作成する。
(3) (内容)協議会における個人情報保護制度に関すること
(4) (方法)集合研修等
(5) ( 通知)個人情報保護教育責任者が通知する。
(6) (出席)出席簿に押印(サイン)する。
(7) (評価)必要に応じて試験等を行い評価する。レベルに達しない者には別途補講する。
(8) (記録)実施の記録、評価等については教育実施結果報告書により、個人情報保護教育責任者が記録、保管する。

(点 検)
第26条 事務局長は、協議会における個人情報の取扱いが法令、内部規程、その他の規範と合致していることを定期に点検するとともに、点検を指揮し、個人情報の取扱いに関する点検報告書を作成し、代表に報告するものとする。
2 事務局長は、前条の点検結果に照らし、必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策、諸施策を見直し、改善しなければならない。
3 第1項の点検は、年間点検計画書、年間点検日程表、点検チェックリスト、点検報告書により実施する。

(緊急事態への準備及び対応)
第27条 緊急事態とは、個人情報が漏えい、滅失またはき損したことを言う。
2 緊急事態が発生したことを把握した職員は、直接または別表の緊急連絡網により速やかに所属長に報告する。
3 報告を受けた所属長は、被害を最小限に抑えるための一時的な措置(当該個人情報の内容を本人に速やかに通知するなどの措置を含む。)を講ずるとともに事務局長に報告する。
4 事務局長は、一時的な措置を確認するとともに二次被害の防止、類似事案の発生回避などの観点から、事実関係、発生原因及び対応策を可及的速やかに公表する。
5 事務局長は、事実関係、発生原因及び対応策を直ちに関係機関に報告する。

(個人情報保護審査会)
第28条 個人情報保護制度のあり方及び制度運営上の重要事項を検討する機関並びに前条の異議申出に際しその意見を聴く機関として、東京ホームレス就業支援事業推進協議会個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)を置く。
2 審査会の組織及び運営に関し必要な事項は、別に定める。

(他の制度との調整等)
第29条 法令等に個人情報の閲覧、縦覧または訂正に関し規定されている場合には、その定めるところによる。ただし、個人情報に係る本人からの開示請求については、この規定によるものとし、東京ホームレス就業支援事業推進協議会情報公開要綱は適用しない。
2 この規定は、図書館等において閲覧に供され、また貸し出される図書、資料、刊行物等(以下「図書等」という。)に記録されている個人に関する情報と同一の個人情報(同一図書等に記録されている状態またはこれと同様の状態にあるものに限る。)については、適用しない。

(委 任)
第30条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

 附 則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。

 附 則
この規程は総会の承認を得た日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

 附 則
この規程は、平成29年11月1日から施行する。